Automatización de procesos de Zoho CRM con Google Apps Script

Sin duda, Zoho CRM es un potente software con una gran variedad de utilidades para la automatización de procesos y flujos de negocio. A donde no llegan estas herramientas, llega Deluge Script, el lenguaje de programación propio de Zoho, tanto para CRM como para Creator, pero ¿Para donde no llega Deluge, qué?

Ignacio Baixauli Developer Zoho CRM Google Apps Script Mandrill



A donde no llega Deluge


Aunque Deluge Script es un lenguaje muy completo, desgraciadamente no llega a todo. 

Otra de las características de Zoho es que posee APIs para todas sus aplicaciones, con las que podemos hacer casi de todo con los datos albergados en ellas. Esto permite que desde otras aplicaciones o lenguajes de programación podamos acceder a los datos de nuestra aplicación Zoho y consultar, editar o borrar datos.

Para suplir las carencias de Deluge, y aprovechando la potencia de la API de Zoho, yo he elegido Google Apps Script como complemento de Zoho cuando necesito extender las posibilidades del CRM.

Aunque siempre procuro exprimir Deluge antes de recurrir a GAS, he de reconocer que me encuentro más a gusto programando en GAS tanto por su editor de código como por su depurador.

Algunos ejemplos


No puedo poner casos reales por que están sujetos a confidencialidad, pero trataré de poner algún otro ejemplo ficticio para que sepamos a qué me refiero.

Supongamos que necesito filtrar artículos entre un precio y otro o con unas determinadas características, en función de las preferencias de cada cliente, y una vez seleccionados, enviar una oferta de esos artículos por correo transaccional a cada cliente en función de sus preferencias de búsqueda. Una vez enviadas las ofertas, marcar los artículos ofertados a cada cliente para no volverlos a ofertar.

Aclaración: Pese a que estemos mandando una oferta, algo que podría considerarse como correo masivo, en realidad, quizá no todos los clientes de nuestra base de datos recibirán la oferta y no todos los clientes que reciban la oferta recibirán los mismos artículos, por lo que estamos hablando de correos personalizados con contenido dinámico, por lo que se trata claramente de correo transaccional.

La primera dificultad al intentar usar Deluge para este proceso, es que las comparaciones de datos complejas no son su fuerte, mientras que Google Apps Script (Javascript) te permite hacer casi de todo.

Otro hándicap de Deluge, al igual que en la API de Zoho CRM, es el límite de registros obtenidos que no puede superar los 200. Gracias a Google Apps Script, podemos realizar tantos ciclos de consulta a la API como sean necesarios hasta completar todos los registros de la base de datos.  


Trabajando en JSON

Otra de las ventajas de la API de ZOHO es que puedo consultar los datos en JSON, por lo que proceso la información de forma nativa con GAS.

Enviando a Mandrill

Por ir acortando, ya que tan solo quiero dar a entender la potencia de GAS como apoyo de Zoho CRM, tras haber filtrado los datos, compongo el objeto JSON que mandaré a Mandril (Correo transaccional) para que se realice el envío de la oferta.

Una vez enviada la oferta, ya se pueden marcar los artículos como ofertados mediante una llamada de actualización a la API.

Esto que aquí he resumido son varias decenas de lineas de Deluge y unas quinientas de Google Apps Script, pero espero haber dado una idea de qué es posible hacer uniendo Zoho y Google Apps Script.






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